ORGANIZACION Y GESTION DE REUNION INTERNACIONAL (307362)

El contrato tiene como objeto la contratación de los servicios de organización y gestión integral de una reunión científica internacional de responsables de centros de investigación europeos. Esta reunión se celebrará los días 12 y 13 de mayo de 2026 en Madrid. El servicio incluye la gestión de la secretaría técnica del evento, la gestión de la logística necesaria, la contratación y el pago de todos los servicios requeridos para su desarrollo (espacios, audiovisuales, material gráfico, restauración, evento social, cena de evento, y la gestión de incidencias), el registro de asistentes y la asistencia presencial durante el evento.

Las tareas a ejecutar se agrupan en dos bloques principales: Secretaría Técnica y Registro Onsite/Logística.

Secretaría Técnica:

• Elaboración de propuesta comercial completa.
• Cronograma detallado de necesidades para la organización.
• Presupuesto desglosado de todos los servicios contratados.
• Reserva, abono y gestión del recinto (sala multimedia de telepresencia y salas auxiliares).
• Coordinación con el recinto para la disponibilidad de espacios auxiliares (zonas de descanso, cafés, cáterin).
• Gestión y abono de medios audiovisuales y soporte técnico especializado en sala.
• Configuración y gestión de la plataforma de videoconferencia (Zoom o equivalente) en formato mixto.
• Sistema de captación de audio y vídeo adecuado para participantes remotos.
• Plan de ...

La ejecución de los servicios se realizará los días 12 y 13 de mayo de 2026.

El plazo de ejecución de los servicios será en los días 12 y 13 de mayo de 2026, ambos incluidos.

El evento se celebrará en un recinto de titularidad o gestión universitaria ubicado en el centro histórico de la ciudad de Madrid. (Provincia: Madrid)